9 perguntas a fazer antes de uma reunião
Muitas vezes, são organizadas reuniões que revelam ser uma perda de tempo. Seja porque as pessoas necessárias não puderam comparecer (ou nem foram convocadas) ou porque o tema a discutir não requeria uma reunião mas sim um email, por exemplo.
Perante este cenário, a Fast Company reuniu as nove perguntas que os gestores e responsáveis devem fazer a si próprios antes de marcar uma reunião:
1 – Preciso mesmo de convocar esta reunião? Apesar de parecer óbvia, esta é provavelmente a interrogação mais importante. Ter um calendário de reuniões regulares só porque sim poderá ser uma perda de tempo, caso não haja, de facto, um tema a tratar;
2 – Qual é o objectivo? É preciso perceber, antes de entrar na reunião, o que se espera retirar dela. O mesmo que dizer que é preciso planear;
3 – Como tornar uma reunião memorável? Para garantir que os participantes no encontro não adormecem ou divagam nas suas mentes, é necessário tornar o momento envolvente. A realização de um quizz no final é uma hipótese;
4 – O que dizer aos participantes em antecipação da reunião? Participar numa reunião sem saber de que se trata é sinónimo de contributos pouco ou nada preparados, o que, por sua vez, resultará em reuniões pouco produtivas;
5 – Quem precisa mesmo de estar na reunião? Talvez não seja necessário estar o departamento todo na reunião e, se calhar, é mesmo importante que determinada pessoa esteja lá. De acordo com a Fast Company, grupos mais pequenos permitem trocas de ideias mais eficientes;
6 – Como transformar os assuntos em acções? As reuniões foram feitas para debater ideias mas, no final, o ideal será que cada um saiba o que fazer com o que foi discutido;
7 – Como garantir que todos participam? Em alguns casos, as reuniões podem ser dominadas por uma ou duas pessoas, o que não permite aproveitar o talento e ideias de todos. É preciso assegurar que as perspectivas de todos são dadas a conhecer;
8 – Quem é a melhor pessoa para falar sobre cada assunto? Por outro lado, nem todas as pessoas têm de falar sobre todos os assuntos. É importante que sejam ouvidas mas, sobretudo, sobre os temas em que estão envolvidas;
9 – Como ter a certeza de que a reunião não é um desperdício? Diz a Fast Company que as reuniões têm um custo de oportunidade, ou seja, implicam uma pausa no trabalho. Por isso mesmo, devem ser marcadas apenas se forem a melhor utilização possível do tempo dos seus participantes.