After Action Report

O FIM DO ANO é uma época de balanço. Olhamos para trás, avaliamos os últimos doze meses com espírito crítico e atribuímos-lhe um valor. foi um ano à altura do esforço que lhe dedicámos?

O problema é que essa avaliação é quase sempre subjectiva e mais focada nos últimos acontecimentos do que seria desejável. A memória não dá para tudo e o que aconteceu entre Janeiro e Junho. Se não foi positiva ou negativamente dramático, já está esquecido.

O mesmo acontece, em menor escala temporal, com os projectos quotidianos nas nossas empresas. Demasiadas vezes vamos de projecto em projecto sem encerrar definitivamente o anterior. Por encerrar não quero dizer colocar a última peça no lugar, realizar a última acção planeada, mas sim aprender com tudo o que aconteceu no percurso.

Hegel escreveu um dia que o conhecimento vem sempre no fim de um processo. É a aprendizagem que nos permite dizer em definitivo que algo está encerrado. Paradoxalmente, nunca estamos tão preparados para um empreendimento como no momento em que o terminamos. Só então sabemos tudo o que precisamos para o iniciar.

É verdade que essa aprendizagem se faz sempre de forma tácita. Alguma conclusão dos factos resta sempre no nosso conhecimento implícito. mas isto não é suficiente. O conhecimento implícito só pode ser activado pela pessoa que o possui, em face das circunstâncias que o requerem. Não é transferível nem gerível.

 Na ausência de metodologias de aprendizagem estruturadas, perdemos todos os dias informação útil para o desenvolvimento da empresa e dos seus colaboradores.

Para lidar com este problema, o exército dos Estados Unidos implementou uma técnica simples de análise de actividades que fomenta a aprendizagem. Chama-se After Action Report. No fim de cada acção no terreno a equipa de projecto responde a três perguntas: O que correu bem? O que correu mal? O que fazer diferente da próxima vez? Estas perguntas são respondidas individualmente e em grupo e o resultado é registado para posterior consulta.

Pode uma técnica tão simples fazer a diferença? Claro que sim. Se não acredita, enumere por favor de cabeça todas as coisas que aprendeu nos projectos em que esteve envolvido no ano passado. Difícil? Se tivesse registado nem precisava de me dizer, eu consultava directamente.

A verdade é que a maioria do conhecimento implícito não pode ser activada a pedido. Algo tão simples como: na circunstância X esperávamos Y e aconteceu Z, pode ser uma informação irrelevante no projecto em que ocorreu e de elevado valor parao projecto que está a começar. Por não ter sido relevante no projecto passado, essa informação tende a ser perdida após algum tempo. O registo sistemático é a única maneira de captar e gerir conhecimento na empresa.

As coisas eficazes são sempre simples. Tendemos a gostar muito de modelos complexos com setas para caixinhas, bolinhas e losangos, com conceitos eruditos. De preferência fornecidos por uma grande empresa de consultoria ou um guru da gestão. mas a maioria das vezes esses modelos não são implementados porque não são práticos.

Experimente avaliar todos os projectos e grandes tarefas com esta técnica simples. Se não for capaz de melhorar a sua vida profissional e pessoal no próximo ano com a implementação do After Action Report a culpa não é do instrumento, é da qualidade das suas respostas às perguntas.

 Nesse caso, avalie a sua implementação do After Action Report respondendo às seguintes questões:o que correu bem? O que correu mal? O que fazer diferente da próxima vez?

Por Ricardo Vargas